ショッピングセンターにてカード入会後のデータ入力業務を代行しました
三越伊勢丹ヒューマン・ソリューションズは、顧客接点にまつわる課題解決のお手伝いをしております。
2014年より、多摩エリアのショッピングセンターにて、「抽選会」や「景品交換」、「カード入会キャンペーン」など接客に関わる業務の運営を任せていただいております。そして今回、カード入会後のデータ入力業務を代行いたしました。
■サービス導入の背景
ショッピングセンターにおいて、ポイントカードはお客さまとの関係性を深め、店舗のリピーターやファンになっていただくために欠かせません。店舗では定期的なキャンペーンを実施し、新規会員の獲得を行っています。キャンペーン期間中は入会希望のお客さまが増えるため、申込書に記入された顧客情報の入力作業も膨大な量となります。臨時のアルバイトを雇うことも検討しましたが、採用や研修にかかる時間や機材の準備など課題が多く、社員で対応せざるを得ませんでした。そのため、担当者は本来業務に戻れず、期日に追われながら一日中入力作業を行っている状態でした。
そこで、当社はデータ入力スキルのある人材の提供が可能であること、お客さまからお預かりする申込書や書類に含まれる個人情報を適切に扱う「プライバシーマーク認証」を取得していることをご説明し、データ入力業務を当社が運営することをご提案いたしました。期日まで一週間というタイトなスケジュールでしたが、クライアントさまのご要望・条件を伺い、受注から納品までのフローを提示することでご安心いただき、導入にいたりました。
■取組概要
・期 間：2022年2月20日～2月24日
・運営体制：入力スタッフ6名+当社営業担当
人材サービス会社である当社の登録スタッフの中から、一定以上のスキルを持つデータ入力経験者6を名選出。また現場オペレーションをスムーズに行うため、当社の営業担当者も常駐いたしました。PCをはじめ入力に必要な機材を用意し、クライアントさまの事務所の一室をデータ入力専用に使わせていただきました。データ入力で避けるべきことは誤入力と納期の遅れです。対応に迷う内容については営業担当が確認し、申込書の記入漏れや不備については共有のフォーマットに記載しまとめて確認するなど、スタッフが入力に集中してもらうための環境にも配慮しました。約2万件に及ぶ申込書でしたが、最終日の終了まで時間を残して完了。残りの時間でデータ入力に関わる書類の仕分けや整理等の付帯業務も実施いたしました。
■クライアントさまからのお声
・無理なスケジュールだったが、期日までに終了できてよかった
・入力作業に追われることなく本来業務に戻ることができて助かった
などのお声をいただいております。
事務作業の運営も当社が行うことで窓口が一つになり、ご担当者さまの負担減につなげていきます。
■さまざまな事務業務、後方業務に対応が可能
百貨店の大きな催事である中元・歳暮時に発生する受注データ入力、事務作業に関しても、当社が人材の採用、教育、調達を行っております。このノウハウを活かし、店頭から後方業務までの一括運営が可能です。
今後もクライアントさまの課題を多面的に解決していきます。
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